Privacy Policy

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest AI CARS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Warszawie (ul. Rodziny Hiszpańskich 8 lok. ID 1.04, 02-685 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001207018, NIP 5214141930, REGON 543322743, BDO 000703166, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej: „Administrator” lub „my”). Prowadzimy warsztat samochodowy Pulsecar pod adresem ul. Arkuszowa 176, 01-935 Warszawa (Bielany).

Kontakt w sprawach ochrony danych: e-mail admin@pulsecar.pl, tel. +48 571 058 591 lub listownie na adres siedziby.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane z formularzy na stronie (rezerwacja wizyty, prośba o oddzwonienie, formularz kontaktowy): imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail (opcjonalnie), marka i model pojazdu, numer VIN (opcjonalnie), opis usterki lub wiadomości, wybrany język.
• Dane związane z wykonaniem usługi w warsztacie: dane kontaktowe, dane pojazdu (m.in. marka, model, VIN, numer rejestracyjny, przebieg), zakres prac, dane do faktury.
• Dane z korespondencji telefonicznej, e-mailowej i w komunikatorach (WhatsApp, Telegram, Facebook, Instagram), jeśli się z nami tak kontaktujesz.
• Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres odwiedzanej podstrony — w tym informacja o kliknięciu numeru telefonu na stronie — oraz dane zbierane przez pliki cookies i podobne technologie (szczegóły w Polityce cookies).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Obsługa zgłoszeń z formularzy, kontakt w sprawie wizyty, przygotowanie wyceny — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: odpowiadanie na zapytania).
• Wykonanie usługi naprawy lub serwisu pojazdu, kontakt w trakcie realizacji, wydanie pojazdu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej, obsługa reklamacji i uprawnień z tytułu gwarancji lub rękojmi, obowiązki dotyczące odpadów (BDO) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Zapewnienie bezpieczeństwa strony, statystyki kliknięć numeru telefonu i obsługa techniczna — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Analityka zachowań na stronie (Microsoft Clarity) oraz pomiar skuteczności i kierowanie reklam (Google Ads, TikTok) — wyłącznie na podstawie Twojej zgody wyrażonej w banerze cookies, art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez numeru telefonu i podstawowych informacji o pojeździe nie możemy odpowiedzieć na zgłoszenie ani umówić wizyty. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym, jeśli chcesz otrzymać fakturę.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność, w niezbędnym zakresie:

• dostawca serwera, na którym działa strona i baza zgłoszeń — Hostinger International Ltd. (Cypr);
• komunikator Telegram (Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC) — powiadomienia o nowych zgłoszeniach i kliknięciach numeru telefonu trafiają do zamkniętego czatu naszego zespołu;
• Google Ireland Ltd. — poczta e-mail (Google Workspace), mapa na stronie (Google Maps), wyświetlanie opinii z profilu Google, tag reklamowy Google Ads;
• Microsoft Ireland Operations Ltd. — narzędzie analityczne Microsoft Clarity (tylko po wyrażeniu zgody);
• TikTok Technology Ltd. (Irlandia) — piksel TikTok (tylko po wyrażeniu zgody);
• biuro rachunkowe, dostawcy usług IT, kancelarie prawne, dostawcy części i firmy odbierające odpady — w zakresie potrzebnym do wykonania usługi lub obowiązków prawnych;
• organy publiczne — gdy wymagają tego przepisy prawa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część wymienionych dostawców (Google, Microsoft, TikTok, Telegram) może przetwarzać dane także poza EOG, w tym w USA. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (m.in. EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, kontaktując się z nami.

7. Jak długo przechowujemy dane

• zgłoszenia z formularzy, po których nie doszło do wykonania usługi — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
• dane związane z wykonaną usługą — do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń z działalności gospodarczej 3 lata, licząc zgodnie z Kodeksem cywilnym);
• faktury i dokumentacja księgowa — 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• dane przetwarzane na podstawie zgody (cookies analityczne i marketingowe) — do wycofania zgody lub wygaśnięcia plików cookies;
• powiadomienia o kliknięciu numeru telefonu — do 12 miesięcy.

8. Twoje prawa

• dostęp do swoich danych i otrzymanie ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowanie danych (art. 16 RODO);
• usunięcie danych (art. 17 RODO);
• ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO);
• przeniesienie danych (art. 20 RODO) — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
• sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• wycofanie zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem; zgodę na cookies zmienisz w „Ustawieniach cookies” w stopce strony;
• wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z praw, napisz na admin@pulsecar.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

9. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Narzędzia reklamowe (Google Ads, TikTok) mogą — wyłącznie po wyrażeniu zgody — tworzyć profile na potrzeby dopasowania reklam.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenie (HTTPS), ograniczony dostęp do danych dla upoważnionych osób oraz kopie zapasowe. Dostęp do zgłoszeń ma wyłącznie nasz zespół.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, np. w związku ze zmianą przepisów lub narzędzi na stronie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://pulsecar.pl/pl/privacy-policy. Wersja obowiązuje od 25 września 2026 r.